In zilele tot mai aglomerate pe care le traim, sunt din ce in ce mai frecvente ofertele de cursuri si programe de time management care promit sa ne ajute sa ne organizam mai bine sarcinile de serviciu, sa fim mai productivi si sa ne utilizam mai bine timpul. Cu riscul de a-i irita pe fanii time management-ului, voi incerca in acest articol sa aduc o noua perspectiva asupra acestui concept care, la fel ca multe altele din seria “dezvoltare personala”, a fost inventat cu intentii bune, dar a ajuns doar un pretext sa te dai important carand dupa tine un organizer urias cu multe indexuri colorate.

Obiectiv vorbind, timpul nu este o resursa concreta, palpabila, pe care o sa poti administra. Singura “resursa” pe care o poti „manageria” esti tu insuti. Ce vreau sa spun cu asta este ca majoritatea cartilor si cursurilor de acest gen ofera solutii practice pentru oamenii mai putin ordonati/organizati (cum sa-ti prioritizezi sarcinile, cum sa folosesti e-mailul in mod productiv etc.) fara sa-i indemne pe acestia sa-si puna intrebarea esentiala “De ce sunt dezorganizat?”. Ca sa dam un exemplu redus la absurd, e ca si cum i-ai da indicatii unui inginer cum sa faca o operatie pe creier: poate ca ceea ce ii spui tu este perfect corect din punct de vedere medical… dar el nu este medic si, in cel mai bun caz, poate doar executa mecanic niste proceduri pe care nu le intelege.

Ca sa va faceti o idee cat de important este sa-ti raspunzi la intrebarea “De ce sunt dezorganizat?”, va voi povesti despre un participant la un curs de NLP care s-a plans trainerului ca nu este in stare sa fie ordonat, ca nu gaseste nimic niciodata, ca intarzie mereu la orice intalnire si ca doreste din suflet sa isi poata administra mai bine timpul si resursele. Trainerul l-a intrebat care este valoarea cea mai importanta pentru el in viata. La inceput, colegul meu nu a stiut ce sa raspunda dar, printr-un set de intrebari succesive, a “descoperit” ca numarul unu absolut pentru el era… libertatea. Mai mult, el asocia ordinea si organizarea cu ideea de constrangere, de ingradire a libertatii sale de actiune si percepea dezordinea ca pe ceva boem, care favorizeaza creativitatea si ii ofera libertate de exprimare. Am fost cu totii uimiti de aceasta descoperire, dar cel mai mult a fost el. Cu asemenea convingeri pe care nici macar nu le constientizase, era evident de ce nu era capabil si nu-si dorea, de fapt, sa se schimbe si sa fie un om organizat!

Iata de ce spun ca singurul “lucru” pe care il poti manageria este chiar persoana ta – convingerile tale, scara ta de valori, nivelul tau de ambitie, gradul de stress sau de rutina pe care il poti tolera. Exista o gramada de posibile motive care te impiedica sa fii un exemplu de productivitate.

• Poate jobul actual nu te mai motiveaza profesional si simti doar o plictiseala imensa care nu-ti mai da imboldul de a tinti obiective si de aceea suferi de sindromul de procrastinare (adica amani :)).
• Poate esti genul perfectionist care se pierde in detalii din dorinta (iluzorie) de a controla toate conditiile externe si realizeaza prea tarziu ca nu se mai poate incadra in termenul limita.
• Poate ai vocatie de “salvator” si gasesti mereu “victime” pe care sa le ajuti (cu totii avem colegi care au vesnic nevoie de ajutor, intotdeauna urgent), neglijandu-ti propriul program si plan de actiune.
• Poate esti un workaholic nedescoperit care, prin dezorganizare, isi alimenteaza convingerea ca are mult de lucru si ca este foarte ocupat…

Raspunsurile la intrebarea “De ce nu reusesc sa ma organizez?” pot fi multe, diferite de la om la om, si abia dupa ce iti gasesti propriul raspuns te sfatuiesc sa treci la pasul doi, “Cum sa ma organizez mai bine”.

Insa, chiar si daca ai depasit primul pas si te simti pregatit pentru un curs de time management, obisnuieste-te sa treci prin filtrul propriei judecati toate sfaturile, “trucurile” si tehnicile care ti se predau sau pe care le citesti. Stiu ca este greu sa pui la indoiala ceea ce scrie un guru international precum Stephen Covey sau Brian Tracy, dar aminteste-ti ca nu exista solutii universale care sa se potriveasca tuturor oamenilor, tuturor colectivelor si tuturor felurilor de activitati.

Nu-ti fie frica sa pui la indoiala sau sa respingi o idee care simti ca nu rezoneaza cu tine. Selecteaza, personalizeaza si adapteaza!

• Se spune ca trebuie sa incepi intotdeauna cu ce este mai greu pentru ca esti mai odihnit? Poate tu ai nevoie sa incepi cu lucruri mai usoare ca sa-ti intri in mana si sa ataci apoi sarcina cea mai grea.
• Se recomanda sa faci lucrurile cele mai importante in prima parte a zilei? Unii oameni sunt morocanosi si inceti dimineata si devin activi si alerti de-abia dupa-amiaza. Daca te numeri printre ei, nu ezita sa-ti organizezi programul in functie de propriul tau metabolism.
• Nu poti sa suferi organizerele? Ia-ti un caiet sau o agenda nedatata si imparte foile cum ti-e tie mai confortabil.
• Ti se pare ca mai degraba pierzi timpul daca stai sa ierarhizezi sarcinile, sa le etichetezi „importanta”, „urgenta” etc.? Pur si simplu fa-ti o lista cu tot ce ai de facut, fa lucrurile in ordinea in care simti tu ca e ok pentru tine si bifeaza-le pe masura ce le termini.

Daca primesti pe mail o solicitare banala, de exemplu sa trimiti unui coleg fotografia unui produs, ce faci? O varianta ar fi sa iti notezi sarcina in agenda, sa o cataloghezi drept „neimportanta si neurgenta” spunandu-ti „eu sunt manager, aceasta este o sarcina nevaloroasa” si sa trimiti poza dupa 4 ore, cand ai teminat activitatile valoroase iar colegul te-a injurat deja de 100 de ori. Alta varianta ar fi pur si simplu sa dai imediat reply cu poza atasata si sa termini mareata sarcina in 5 secunde, ajutand astfel un coleg si castigandu-ti reputatia de persoana saritoare si amabila.

Ce vreau sa spun este ca am vazut de prea multe ori cum respectarea exagerata a principiilor de time management a transformat persoane de treaba in niste manechine cu aer superior care, la orice intrebare, rugaminte, etc. iti recita incruntate: “Te rog sa respectam planificarea”, “Nu am timp pentru lucruri marunte”, “Acum am alte obiective mai importante”. Ironia este ca, in ciuda acestor declaratii pline de avant planificator, persoanele respective nu isi imbunatatesc in realitate performantele si raman neschimbate, cu aceleasi defecte si lipsuri legate de organizare si time management pe care le aveau si inainte. Doar ca acum au un defect in plus: sufera de ele insele, ceea ce nu aduce puncte in plus brandului lor personal.

In concluzie, repet: nu-ti fie teama sa iti organizezi ziua de lucru asa cum simti tu. Atentie, insa, nu face asta doar dintr-un spirit de fronda sau ca sa-ti maschezi lenea. 🙂 Daca vezi ca ti se potrivesc sfaturile clasice, aplica-le. Doar aminteste-ti mereu ca a manageria timpul de parca ar fi un material de constructie este o iluzie si ca tu nu esti o fabrica sau o masina care functioneaza dupa grafice de productivitate. Chiar daca intuitia, instinctul sau “cheful de munca” sunt aspecte greu de cuantificat si nu pot fi ilustrate printr-un grafic Excel, convingerea mea ferma este ca numai ascultandu-ti vocea interioara, cunoscandu-ti in amanunt propriile motivatii si convingeri si actionand in aliniere cu acestea, vei putea invata sa te organizezi si sa fii fericit in acelasi timp cu ceea ce faci. Altfel, vei invata doar sa te organizezi, iar timpul tau psihologic va arata vesnic ca in tabloul lui Dali…